دلایل داشتن حساب حقوق و دستمزد مجزا از سایر حساب های فروشگاه

داشتن یک حساب حقوق و دستمزد مجزا می تواند به ساده کردن حسابداری و تطبیق حساب ها کمک کند که البته با استفاده از نرم افزار حسابداری پرنس در فروشگاهتان یا نرم افزار رستورانی زعفران در رستوران ، فست فود و کافی شاپ تمام عملیات حسابداری به آسانی انجام می گیرد.

انتقال و تغییر از یک مالکیت انفرادی به یک کارفرما به معنی گرفتن تصمیمی مهمی است که می تواند بر عملیات روزانه فرشگاهتان تأثیرگذار باشد.

به عنوان یک کارفرما، هم در قبال کارکنان خود و هم در قبال خدمات و سرویس های درآمد داخلی مسئولیت دارید. چک حقوق باید به موقع صادر شود و بدهی های مالیاتی باید مطابق با دستورالعمل IRS محاسبه و پرداخت شود.

داشتن یک حساب حقوق و دستمزد مجزا می تواند به ساده کردن حسابداری و تطبیق حساب ها کمک کند که البته با استفاده از نرم افزار حسابداری پرنس در فروشگاهتان یا نرم افزار رستورانی زعفران در رستوران ، فست فود و کافی شاپ تمام عملیات حسابداری به آسانی انجام می گیرد.

پس بیایید مزیت های بیشمار داشتن یک حساب مجزا برای حقوق و دستمزد را با هم مطالعه نماییم :

1-امنیت حساب

اولین دلیل داشتن حساب حقوق و دستمزد مجزا را می توان برای محافظت از یکپارچگی و درستی حساب هایتان ، تراکنش های تجاری معمولی خود را از تراکنش های حقوق و دستمزد خود جدا نگه دارید. اگر یکی از حساب‌ها دچار مشکل شود، در صورتی که ارتباطی بین این دو وجود نداشته باشد، خطری حساب دیگر را تهدید نمی کند.

اگر حساب حقوق و دستمزدتان هک شود، این کار شما را از تخلیه حساب تجاری خود محافظت می کند یا برعکس.

2-سهولت تطبیق

اکثر حساب های تجاری در طول یک ماه، انواع مختلفی از تراکنش ها را دارند. از هزینه‌ها گرفته تا پرداخت‌های درآمد، هر تراکنش جداگانه به صورت جداگانه در صورت‌حساب ذکر می‌شود.

وقتی تراکنش‌هایی را برای حقوق و دستمزد اضافه می‌کنید، از جمله نه تنها پرداخت حقوق، بلکه بدهی‌های مالیاتی و مشارکت‌های کارفرما، ممکن است منجر به سردرگمی شود.

اگر یک حساب جداگانه برای تراکنش‌های حقوق و دستمزد خود دارید، می‌توانید تنها چیزی را انتقال دهید که برای پوشش چک‌های حقوق و بدهی‌های مالیاتی نیاز دارید، و حجم تراکنش‌ها را در هر حساب کاهش دهید این کار باعث می شود تطبیق‌ها آسان‌تر شود.

3-کنترل های حسابداری

محفاظت از یکپارچگی حساب های بانکی شرکت تان در برابر کلاهبرداری داخلی به همان اندازه مهم است که ایمن سازی آن در مقابل تهدیدات خارجی اهمیت دارد. به همین دلیل، کارمندی که مسئول حساب‌های پرداختنی، دریافتنی‌ها و تسویه حساب‌های بانکی است، اغلب مسئولیت صدور لیست حقوق و دستمزد را برعهده ندارد.

با جدا کردن حساب حقوق و دستمزد، نه تنها می‌توانید کارمندان مختلفی را که حسابداری و حقوق و دستمزد را مدیریت می‌کنند داشته باشید، بلکه از اطلاعات حقوق و دستمزد فردی نیز محافظت کنید.

حساب حقوق و دستمزد را توسط کارمندی که مجاز به دسترسی به اطلاعات حقوق و دستمزد است هماهنگ کنید، این روند باعث می شود از دسترسی غیرمجاز کارمند به جزئیات حقوق و دستمزد برای همکاران دیگر جلوگیری شود.

4-حفاظت از مسئولیت و بدهی

با وجود حجم زیادی از تراکنش ها که از طریق حساب بانکی اصلی یک شرکت جریان دارد، محاسبات اشتباه می تواند ویرانگر باشد.

با استفاده از یک حساب حقوق و دستمزد جداگانه، می توانید تضمین کنید که پول تخصیص یافته به بدهی های مالیاتی تا زمان ثبت پرداخت های مالیاتی با خیال آسوده کنار گذاشته می شود.

همچنین از شما در برابر خرج کردن تصادفی موجودی خود و نداشتن وجوه برای پرداخت مالیات در زمان سررسید محافظت می کند  چنین نتیجه ای می تواند منجر به جریمه های قابل توجهی شود.

5-بودجه سود و زیان در مقابل صورت درامد

صورت درآمد گاهی اوقات “صورت سود و زیان” نامیده می شود، اما این صورت¬ها با بودجه های سود و زیان یکسان نیستند. هر دو نوع اسناد مالی، اطلاعاتی در رابطه با سودآوری ارائه می دهند، اما اهداف، چارچوب زمانی و کاربرانشان متفاوت است.

اشتباه گرفتن یکی با دیگری می تواند منجر به سوء مدیریت مالی کسب و کارتان شود.

6-هدف و تفاوت ها

بودجه سود و زیان معمولاً توسط حسابداران و مدیران مالی برای برآورد درآمدها، هزینه ها و سودهای آتی یک کسب¬وکار تهیه می شود. صورت سود و زیان یک گزارش مالی عمده است که معاملات تجاری و نتایج عملیات را در طی یک دوره زمانی مشخص خلاصه می کند.

7-شباهت ها

فهرستی از معاملات که شامل عملیات تجاری است و نتایج عملیات بر حسب سود یا زیان، دو جنبه مشابه هر دو سند هستند. صورت‌های درآمد برای سنجش میزان سودآوری طراحی شده‌اند، اما بودجه‌های سود و زیان نیز برای اندازه‌گیری همان موضوع طراحی شده‌اند.

هر دو سند، درآمدها، بهای تمام شده کالای فروخته شده و هزینه ها را برای گزارش سود خالص یا زیان خالص ناشی از عملیات فهرست می کنند.

8-چارچوب زمانی

هر دو سند فعالیت های تجاری و نتایج مالی عملیات تجاری را برای یک دوره زمانی معین خلاصه می کنند، اما هر گزارش بر اساس یک چارچوب زمانی متفاوت است. صورت سود و زیان صورت های درآمد بر اساس معاملات گذشته است، در حالی که بودجه سود و زیان بر اساس معاملات آینده می باشد.

9-کاربران

بودجه‌های سود و زیان عمدتاً برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های مالی آتی یک کسب‌وکار و سنجش سودهای پیش‌بینی‌شده تهیه می‌شوند. این صورت عمدتاً توسط مدیریت یک شرکت به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف یا اهداف مالی استفاده می شود.

بستانکاران همچنین به بودجه های سود و زیان نگاه می کنند تا جریان نقدی و ظرفیت پرداخت بدهکاران احتمالی را ببینند. از طرف دیگر، طرفینی که می‌خواهند ببینند یک شرکت در گذشته چقدر سود یا زیان داشته است، کسانی هستند که به صورت سود و زیان توجه می‌کنند.

نمونه هایی از این طرفین عبارتند از: سرمایه گذاران، صاحبان مشاغل، طلبکاران و موسسات دولتی.

آماده سازی

صورت سود و زیان با دریافت تمام مانده حساب های اسمی از دفاتر حساب های خود شرکت در پایان یک دوره حسابداری تهیه می شود. بودجه های سود و زیان با نگاهی به صورت های مالی قبلی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان تهیه می شود. سوابق مالی قبلی به عنوان راهنما در تعیین پارامترهای بودجه استفاده می شود.